Cum iti muti biroul acasa?

Pandemia globala COVID-19, prin mutarea fortei de munca din spatiul de birou in spatiul casnic, duce la adoptarea pe scara tot mai larga a muncii la distanta (telemunca). Ghidul Hauler pentru configurarea si organizarea biroului de acasa te ajuta sa faci tranzitia cu succes.

Asadar ai decis sa iti iei la revedere de la viata de birou si sa lucrezi cu norma intreaga de acasa. Acum ai si cadrul legal pentru ca sa iti muti biroul acasa. Chiar si in Romania, munca la distanta a fost reglementata. Parlamentul a adoptat un proiect de lege care specifica drepturile angajatilor care lucreaza de acasa. Documentul prevede de pilda ca angajatii isi pot stabili programul de munca de comun acord cu angajatorul, iar aici pot fi incluse si orele suplimentare prestate in folosul companiei.

Lucrul de acasa iti ofera pentru prima data controlul complet al programului tau. Dar nu te poti arunca doar pe canapea cu laptopul in brate si te astepti sa fii productiv. Ca sa iti faci treaba eficient si chiar sa castigi timp liber suplimentar fata de cat aveai inainte sa muti biroul acasa, trebuie sa iti joci cartile corect.

Este important sa stabilesti care este biroul sau spatiul de lucru din casa ta. Fara asta, atentia iti va fi distrasa in permanenta si in scurt timp nu te vei mai simti confortabil cu munca la distanta. Vestea buna este organizarea unui birou de acasa este usoara. Urmeaza sfaturile oferite de echipa Hauler si in cel mai scurt timp te vei bucura de o configuratie eficienta a biroului de la domiciliu.

Cum alegi spatiul pentru biroul de acasa

#1. Inainte de a demara orice fel de redecorare, pune-ti aceste noua intrebari de baza, care te vor ajuta sa determini si sa vizualizezi ce tip de configurare e optim.

1. Ce vei face in spatiu?
2. Ce tip de munca trebuie facuta?
3. Vor vizita vreodata clientii tai acest spatiu?
4. Vor vizita colegii acest spatiu?
5. Ce consumabile iti sunt necesare?
6. De ce fel de echipamente ai nevoie?
7. Cand vei face cea mai mare parte din munca ta?
8. Vei face apeluri de tip conferinta?
9. Vei face vreodata conferinta video?

#2. Alege un spatiu aproape de fereastra

Cand muti biroul acasa, o fereastra este esentiala din doua motive:

1. Vrei sa vezi cat mai bine documentele, telefonul sau tastatura cu care lucrezi.
2. Iluminatul natural este crucial, pentru ca este cel mai putin obositor pentru ochiul uman.

Aminteste-ti ultima data cand ai lucrat sau ai avut o sedinta intr-o camera fara fereastra. A fost neplacut, nu-i asa? Iluminatul natural iti va asigura un mediu de lucru sanatos, productiv (atata timp cat nu iti vei petrece toata ziua admirand peisajul de la fereastra).

#3. Inainte sa muti biroul acasa, evalueaza nivelul de zgomot din interiorul si din afara locuintei tale

Evident, vrei sa lucrezi intr-un mediu relaxat, unde te poti concentra. Asadar, evita orice spatiu unde poti fi deranjat de muzica vecinilor, traficul din bloc,  sau de pasarile care ciripesc afara. Daca zgomot ambiental este imposibil de evitat, incearca sa il estompezi cu muzica de fundal calmanta pe Spotify.

#4. Creaza un spatiu nou in casa ta

Ai o camera de oaspeti in apartament? Atunci e clar unde o sa iti muti biroul acasa. Dar daca ai un apartament sau o casa mai putin spatioasa, va trebui sa fii creativ. De exemplu, ai putea sa iti instalezi biroul de acasa intr-un colt al livingului sau al zonei de luat masa. Sfatul echipei Hauler e sa eviti dormitorul (daca poti). Expertii de la Harvard spun ca munca in dormitor slabeste „asocierea mentala dintre dormitorul tau si somn”. Deci, daca nu vrei sa ai probleme cu insomnia, instaleaza-te departe de pat. Un alt aspect important este sa faci noul spatiu de birou sa se simta cat mai separat si distinct de rest.

1. Alege o culoare de vopsea care te face sa te simti calm si concentrat

Urmeaza sa petreci mult timp in noul tau birou de acasa. Asadar, aceasta ar trebui sa fie un loc in care sa iti placa sa intri in fiecare zi.

Alege culori care pe gustul tau, dar care te fac sa te simti senin. Albastrul si verdele sunt in mod natural culori calmante.

Daca lucrezi in vanzari, echipa de mutari Hauler sugereaza sa adaugi un accent de rosu. Aceasta culoare stimuleaza apetitul si creste ritmul cardiac, ceea te va ajuta in negocieri. La fel, un strop de galben intr-un spatiu dominat de albastru iti poate spori capacitatea de concentrare.

Nu esti sigur de unde sa incepi? Consulta site-ul Pantone si alege o schema cromatica pre-configurata care te va ajuta sa decorezi restul spatiului intr-un mod potrivit, placut si estetic.

2. Cumpara un scaun de birou ergonomic

Este tentant sa faci economie si sa folosesti un scaun din living sau canapeaua de bucatarie. Dar Hauler iti recomanda sa investesti intr-un scaun de birou, proiectat ergonomic. Nu uita ca iti muti biroul acasa, deci vei sta in acest scaun o mare parte a zilei, mult mai mult decat obisnuiai. Ultimul lucru pe care il vrei este sa incepi sa ai dureri de spate din cauza biroului de acasa. Nu vrei sa cumperi un scaun nou? Atunci poti incerca sa modernizezi un scaun pe care il ai deja cu vopsea, tesatura si capitonare suplimentara.

3. Ia in considerare lucrul din picioare

Beneficiile lucrului din picioare pot fi inca neconcludente, dar putem fi de acord asupra unui fapt deja dovedit stiintific: Sa stai asezat un timp indelungat este rau pentru sanatate. Daca vrei sa ai grija de tine si nu vrei sa sezi nemiscat pe scaunul tau toata ziua, ba chiar sa economisesti putin spatiu, treci la un birou proiectat pentru lucrul in picioare.

4. Nu uita de lampa de birou

Cand vine vorba sa muti biroul acasa, iluminatul este factorul cheie. Iluminarea zonei de lucru trebuie sa iti usureze indeplinirea sarcinilor. In mod ideal, vei avea si lumina naturala, daca ai ales spatiul langa una sau mai multe ferestre. Indiferent e situatie, adauga lampi suplimentare sau lumini deasupra biroului, astfel incat sa nu iti fortezi ochii. Doar nu pozitiona lampile prea aproape. Nu vrei nicio stralucire reflectata pe ecranul computerului.

5. Pozitioneaza computerul corect

Exista un mod corect si un mod gresit de a privi ecranul computerului timp de opt ore. Echipa Hauler iti explica: partea de sus a ecranului computerului trebuie sa fie la nivelul ochilor sau putin mai jos. In acest fel, pe masura ce parcurgi ecranul, pleoapele tale se vor inchide in mod natural si se vor umezi. Acest lucru impiedica ochii sa oboseasca, ceea ce iti intretine sanatatea si ritmul de lucru.

Iata cateva alte sfaturi importante pe care poti sa le urmezi: Tine-ti picioarele sprijinite pe podea sau pe o alta suprafata, in timp ce lucrezi. Si aseaza-ti tastatura astfel incat antebratele tale sa fie paralele cu podeaua.

6. Ce echipamente iti trebuie ca sa muti biroul acasa

Orice birou domestic are nevoie de macar un computer. Dar, in functie de domeniul in care lucrezi, s-ar putea sa ai nevoie de mult mai multe echipamente decat un simplu laptop.

Gandeste-te la ce iti este absolut necesar pentru a indeplini sarcinile zilnice. Ai nevoie de un mouse sau monitor separat? Dar de o imprimanta? Poate ca iti trebuie o multifunctionala, care scaneaza si copiaza? Incearca sa reduci lista la elementele esentiale. Poti de pilda sa utilizezi o aplicatie de tipul Scanbot, pentru a scana si trimite documente prin fax de pe telefon. Abia dupa ce ai luat totul in calcul, treci la cumparaturile online pentru echipamentele de birou.

7. Ce software iti este necesar

Este posibil sa ai computerul perfect, imprimanta si tastatura, dar inca nu ai terminat sa muti biroul acasa. Probabil ca va trebui sa cumperi si sa instalezi pe hardware-ul tau anumite programe ca Microsoft Office (daca ai nevoie de un procesator de text). Ca sa reduci din buget, poti opta pentru G Suite, care e bazat pe tehnologia cloud. Daca esti designer grafic, Adobe Photoshop si Illustrator ar putea fi esentiale. Vaneaza reducerile si intreaba angajatorul tau daca poate sa acopere costurile.

8. Imparte spatiul de birou in „zone de lucru”

Pentru a te bucura de un flux organizat in biroul de acasa, Hauler iti recomanda sa stabilesti niste „zone de lucru” separate, pe tipuri de activitate. De exemplu, vei avea „punctul de lucru principal”, adica unde se afla biroul, cu computerul si telefonul. De asemenea, ar trebui sa existe o „zona de referinta”, dedicata dulapului de depozitare, folderelor, cutiilor sau rafturilor unde vei tine documentele si obiectele legate de activitatea ta.

Un dulap sau un set de sertare poate adaposti materialele consumabile ca note Post-It, stampile, capsatoare si alte articole de birou – aceasta va fi „zona de aprovizionare”. Daca ai o imprimanta sau o multifunctionala, desemneaza coltul unde e instalata drept „zona de copiere”.

9. Instaleaza niste plante in noul birou

Verdele poate face multe bine cand muti biroul acasa. Plantele au un efect linistitor asupra oamenilor, ceea ce este excelent pentru un mediu de munca cu potential stresant. Mai mult, o planta de casa poate scadea somnolenta, durerile de cap, congestia si chiar bolile frecvente legate de frig. Vrei o planta usor de intretinut? Alege banala feriga. Nu necesita o tona de ingrijire si iti va insenina biroul.

10. Stabileste niste limite

Chiar daca muti biroul acasa, si acest nou spatiu de lucru ar trebui sa fie un sanctuar. De aceea este important sa stabilesti cateva reguli fundamentale pentru restul gospodariei.

Daca animalele de companie iti pot distrage atentia, tine-le in afara biroului. Partenerul de viata sau colegii de apartament nu ar trebui sa aiba voie sa te intrerupa neanuntati in niciun moment al zilei. Aceeasi regula e valabila si pentru prieteni sau vecini, chiar daca se intampla sa fiti deja colegi in aceeasi companie si treceti la telemunca in acelasi timp.

Este posibil sa nu ai un sef sau un superior in cadrul companiei la care lucrezi. Chiar daca ai norocul sa lucrezi singur in echipa sau independent si chiar daca ai reusit sa muti biroul acasa intr-o camera intreaga, inchide usa biroului la sfarsitul fiecarei zile de lucru. Acest gest simplu va asocia suplimentar spatiul de birou cu un loc in care doar lucrezi. Legatura mentala formata te va va ajuta sa ramai concentrat cand esti in interiorul acelei incaperi.

Cum muti biroul acasa in mod organizat

1. Grupeaza totul pe categorii

Dezordinea se intampla atunci cand nu ai o schema organizatorica clara. Cel mai simplu plan este sa grupezi articolele similare. Impacheteaza grupurile si depoziteaza-le in sertare sau cutii separate, astfel incat sa fie usor de localizat.

2. Gestioneaza-ti fisierele

Poate ca nu ai nevoie de un dulap plin cu foldere codate pe culori. Multe locuri de munca functioneaza deja practic fara hartie. Dar asta nu inseamna ca poti lasa fisierele digitale sa creeze haos cand muti biroul acasa. Creaza foldere denumite adecvat, arhiveaza fisiere vechi sau inutile si asigura-te ca faci backup in mod regulat pe un hard disk si / sau in cloud.

Inca mai folosesti documente imprimate pe hartie?

3. Sorteaza hartiile

In timp, birourile pot acumula mormane de memo-uri, posta, facturi si multe altele. Acum muti biroul acasa, asa ca poti sa nu repeti greseala. Pentru a opri aceste gramezi de hartie sa se transforme in munti care iti sufoca locuinta, dedica o ora la sfarsitul fiecarei saptamani pentru a le sorta. Arunca tot ce e inutil. Eticheteaza si depoziteaza in ceva inchis tot ce trebuie pastrat. Daca ceva necesita o actiune imediata sau e aproape de o actiune imediata, pune hartia deoparte si incearca sa rezolvi sarcina pe loc.

4. Debaraseaza obiectele inutile din birou

Probabil ca documentele nu sunt singurul lucru care iti vor inunda biroul. Arunca o privire si elimina tot ceea ce nu tine de activitatea pe care o vei desfasura: mobila, carti, jucaria cainelui, resturile de mancare. Dureaza doar cateva minute, dar vei scapa de o sursa importanta de stres si neatentie.

5. Eticheteaza firele

Chiar daca muti biroul acasa doar cu obiectele de baza, vei avea de furca cu tot felul de fire: incarcatoare, cabluri de imprimanta, modeme si multe altele. Hauler iti recomanda sa atasezi etichete mici la capetele fiecarui fir. Iti va salva stresul de a urmari fiecare fir inapoi la sursa sa.

6. Aprovizioneaza-te cu rechizite de birou

Acasa nu mai avea pe nimeni care sa iti reincarce cartusele imprimantei. Ultimul lucru pe care il vrei este sa ramai in pana de cerneala fix cand tiparesti ceva important. Fa un inventar rapid al dulapurilor si sertarelor, cel putin o data pe saptamana. Ai destule pixuri? Topuri de hartie? Cum depistezi ceva lipsa, fa o nota si cumpara ce e necesar in weekend.

7. Lasa echipa Hauler sa debaraseze si sa depoziteze lucrurile redundante sau ne-necesare

Ai articole vechi – arhive de documente, bibliorafturi, marfa, mobilier, echipamente IT – pe care eziti sa arunci? Sunt obiecte care iti aglomereaza noul birou de acasa? Lasa echipa Hauler sa debaraseze si sa depoziteze totul pentru tine. Tot ce trebuie sa faci este sa programezi o evaluare (este gratuita!), sa iti sortezi in mare lucrurile si sa lasi restul in seama noastra. Vom ridica bunurile si le vom transporta la depozitul nostru securizat, controlat prin CCTV si asigurat complet. De asemenea, vom face un inventar electronic cu lucrurile ridicate de noi, astfel incat sa stii ce ai in depozit. Ai nevoie de ceva inapoi pentru intalnirea cu un client? Nici o problema. Pur si simplu conecteaza-te la contul tau prin aplicatia Hauler Pro, fa o comanda si noi vom livra obiectul cerut la domiciliu. Iata un motiv in minus pentru intreruperea activitatii si o durere de cap in minus pentru cand vine vremea sa-ti muti biroul acasa.