Firmele adopta lucrul de acasa in contextul COVID-19

Afla cum COVID-19 schimba mediul de lucru si accelereaza trecerea catre un sistem de lucru la distanta

Pandemia globala a afectat viata oamenilor si companiilor din intreaga lume, determinand trecerea brusca la lucrul de acasa. In mai putin de un trimestru, Covid-19 pur si simplu a redefinit modul in care facem afaceri.

In perioada de adaptare, din martie si pana in prezent, circa 80% dintre companiile multinationale si cele cu peste 1.000 de angajati au implementat strategii functionale pentru lucrul de acasa sau telemunca. Dar exista indicii ca aceasta nu un fenomen pe termen scurt, ci o posibila schimbare permanenta.

Iata ce companii au anuntat deja ca angajatii nu se vor intoarce la birou pana cel putin in 2021:

• Google
• Universal Music Group
• Warner Music Group
• Sony Music
• Amazon Corporate
• Viacom
• Scotiabank
• RBS (Royal Bank of Scotland)
• Group Nine Media
• Indeed

Iar aceste companii le-au spus angajatilor lor ca, daca doresc, pot sa adopte lucrul de acasa in regim permanent:

• Facebook
• Twitter
• Square
• Slack
• Shopify
• Zillow

Putem oare declara defunct spatiul de birou cu care ne-am obisnuit? Cu zeci de mii de romani fortati sa-si abandoneze birourile in favoarea muncii de acasa, zgarie-norii si parcarile aglomerate din Pipera ar putea fi primele relicve ale lumii pre-pandemice.

Pentru a se adapta, atat companiile cat si autoritatile s-au vazut puse in situatia de a gasi modalitati de trece rapid la lucrul de acasa. Aceasta presiune vine cu o serie de provocari unice. Daca sunteti o firma care adopta telemunca, de ce aspecte trebuie sa tineti cont?

Cum colaboreaza angajatii aflati la distanta? 

Criza Covid-19 reprezinta o adevarata trambulina tehnologica. Angajatii firmelor mai avantgardiste au deja o paradigma de securitate modificata: isi desfasoara activitatea pe laptop-uri si se bazeaza pe comunicarea prin e-mail. Dar pentru multe alte companii si organizatii, provocarile date de tranzitia accelerata la lucrul de acasa sunt mult mai mari. Multi angajati folosesc exclusiv sisteme desktop. Acestia trebuie instruiti atat pentru noile programe de colaborare non-operationale, cat si cu privire la riscurile crescute de securitate cibernetica asociate cu munca de la distanta.

Lucrul de acasa impune firmelor sa apeleze la dispozitive mobile pentru a se conecta cu echipele lor. Aceasta inseamna ca dispozitivele IT, perifericele si echipamentele de comunicatii trebuie mutate in siguranta din sediul firmei in birourile domestice ale angajatilor. Telefoanele, tabletele, laptopurile si alte terminale trebuie protejate impotriva pierderilor si furtului, deoarece angajatii le vor expune la un risc sporit, prin utilizarea in afara securitatii infrastructurii de lucru de la birou. Hauler recomanda adoptarea unei arhitecturi de securitate optimizate. Aceasta poate include: solutii de criptare a hard disk-urilor, o politica solida pentru parole si pentru deconectare din aplicatii atunci cand dispozitivele nu sunt in uz sau pot fi expuse unor persoane straine, autentificare multifactor pentru accesul la  cloud sau retea etc.

Pandemia demonstreaza ca angajatii nu trebuie sa lucreze in cladirile de birouri pentru a avea succes. Multi se declara eliberati de naveta lor zilnica si de tinuta de birou riguroasa. Pentru companii, lucrul de acasa poate fi o modalitate de a economisi. Prin reducerea amprentei imobiliare, costurile operationale scad dramatic. Economia provine din chirii, facturi mai mici de energie si alte utilitati si alte cheltuieli administrative.

Nu trebuie omisa nevoia de a organiza corect spatiul fizic de birou la domiciliul angajatilor. Pentru a-si face treaba bine, oamenii au nevoie ata de instrumentele de colaborare digitala, cat si de mobilier de birou ergonomic si echipament IT. Toate acestea trebuie mutate din sediul firmei – etapa pentru care e mai bine sa apelezi la specialisti cu experienta in demontare mobila, etichetare, ambalare, transport si montaj la destinatie.

Debarasarea mobilerului din birourile eliberate de personal

Fie ca firma alege mutarea integrala a birourilor la domiciliul angajatilor sau doar reducerea drastica a spatiului de birouri, apare nevoia imediata de renovare a spatiului interior si de debarasare a obiectelor devenite inutile. Ce este redundant, trebuie eliminat, pentru a reduce amprenta imobiliara si implicit costurile cu chiria. Aceasta inseamna ori apelarea la o firma de debarasari, care colecteaza responsabil, ori depozitarea obiectelor pe termen mediu sau chiar lung, in conditii de securitate.

Angajatii adopta un program de lucru mai flexibil

Productivitatea este diferita pentru toata lumea. Unii sunt mai productivi dimineata, in timp ce altii sunt mai creativi si concentrati seara. Un studiu a aratat ca o zi de munca mai flexibila le permite oamenilor sa lucreze atunci cand este cel mai bine pentru ei. Mai mult, se pare ca angajatii ce lucreaza de la distanta muncesc cu aproximativ 1,4 zile mai mult pe luna decat cei ce lucreaza de la birou, ceea ce se transpune la nivel anual in 3 saptamani suplimentare de munca.

Timpul castigat in urma eliminarii navetei poate fi investit intr-un stil de viata mai sanatos

Angajatii care au adoptat deja cu succes lucrul de acasa au petrecut doua ore si 44 de minute saptamanal pentru exercitii fizice, cee ace inseamna o crestere de 25 de minute fata de angajatii de la birou. Aceasta ar fi concluzia unui sondaj facut recent in Romania, care mai noteaza ca in ultimele 2 luni s-a inregistrat si o crestere semnificativa a cautarilor de case si vile, in toate regiunile sub-urbane si rurale din tara.

Iata ca ”noul normal” inseamna mai mult decat purtarea mastilor si respectarea distantei minime intre persoane. Aceasta criza a sanatatii a dus si la trecerea rapida la lucrul de acasa, ceea ce va reforma piata muncii. Schimbarile vor fi multiple, si unele au avut loc deja: de la investitii in noi categorii de angajati care pana acum nu aveau disponibilitatea fizica de a se alatura echipei, la investitii in procese si arhitecturi de business care intaresc securitatea datelor si pot sustine dezvoltarea viitoare a companiilor. De la mutari din sedii traditionale in birouri domestice, la oportunitatea de a reduce amprenta de carbon a firmelor si contribui la sanatatea oamenilor si a mediului. Aceste transformari arata ca viitorul nu este maine, ci azi. Esti pregatit? Spune-ne in comentarii.